总结报告写得好,升职加薪少不了

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一,

前两天的文章中提到,印度的同事很会展示工作成果,做了80分的事情,可能在展示出来的时候能让人觉得做到了100分。而我们很多时候,做了100分的事情,常常会让人觉得只有80分。

“展示”不仅仅是做presentation,毕竟职场中不是每个人都有机会通过presentation展示工作成果。大多数时候我们都要依赖于文字,让别人了解你所做的事情。

写报告的技能虽然朴实,没有PPT和Excel炫酷,却能够帮助你塑造思考方式,更好地与人分享自己的经验和想法。

不多说废话了,进入正题。我把以下要说的问题归类为两大方面:思路篇和语言篇。

二,思路篇

我曾让米粒同学对她手上负责的渠道做一个年终总结。她交上来的总结写得很详细,哪个渠道表现如何,具体数据是多少,全年下来完成指标是多少。

乍看上去有事实,也有数字,没毛病,但少了一些东西。

其实不要把工作总结仅仅当作一个负担(虽然我每次写的时候也很想赶紧弄完了事,好赶紧做手头上的事),要稍微转换下思路,把这个当作是一个向老板展示工作成果,观察洞见的机会。

因为老板平时都很忙,一定不会知道你每一件事都是怎么做的(如果真都知道所有细节,那就有问题了),工作总结报告是让Ta定期了解你所做的事情的重要方法之一。

所以米粒的报告,少了一些展示自己做的好以及洞见的内容。我回复邮件,让她在总结中补充几条:

  1. what’s the contrast: what as benchmark, etc.

什么是对比,和去年比、和公司内部比、和外部环境比,分别是一个怎样的水平?

  1. what’s the most effective channel

手上负责这么多渠道,哪个是最有效的?

  1. best practice: what’s good to repeat

过去有哪些做的好的未来可以复用?

  1. what to improve

有哪些还可以做更多的尝试,有更多的增长点或者机会

等她把这些内容都分别填充进之前的报告中,整份报告就会比较饱满,这个时候我才让她发出去,也增加她的曝光。很快,收到了同事不错的反馈。

上述这几点,其实需要调用许多不同模块的素质和能力,才能完成。比如系统意识(1.3),反思能力(3.4),总结分析数据能力(1.2),数据意识(1.2),总结能力(1234),独立思考能力(1234)……

这样的报告写出来之后,老板既能看到事实,也能知道你过去所做的努力,看到你的insight,或许刚开始你的insight给的还不够,但坚持这样做的话,相信对方也能看到你在insight上的进步。

以上这几条只是一个启发大家思考的真实案例,写总结要不断地看写的好的报告,自己观察总结,才能慢慢磨练出这方面的能力。

所以写报告,看上去只是写报告,实际上也是在训练你的思维。

三,语言篇

我的书《光速成长》中有一篇讲英语邮件和报告怎么写,写的很详细,大家可以去翻看。这里我根据日常工作观察到的,着重强调几点。

  1. 先总后分的意识。

这条其实不是英语写作中主要会有的问题,中文写总结报告时,也会出现这样的问题。先总后分指要先给结论,再逐条深入分析。

这样做的好处就是,阅读者可以一开始就能知道原因,而非需要go through每一部分的分析,最后靠自己的理解得出一个结论。这很危险,因为如果你分析得也不够好,对方有可能得到一个大相径庭的结论。

我想强调这一点,是因为好多人都知道这一条,但是写的时候意识不到。要到什么时候才能意识到呢?

要到你当老板的时候,挨个去看别人写的报告的时候才发现,读大家的报告很痛苦,因为许多人并不遵循这样的方式。他们习惯的方式还是罗列一堆细节,让你在各种数据、图表中迷失。

举例

你不喜欢看到的报告结构:上周生意降了,华北降了因为blabla,华东降了因为blabla,华中升了因为blabla,华南降了blabla。(所有blabla处为大量的文字和表格,脑补一下)

你喜欢看到的报告结构:上周生意降了,最主要的原因是占比比重大的华北和华东都降了(说明主因,华中和华南影响较小所以在总结中忽略),主要因为blabla。具体分析如下:华北怎样、华东怎样、华中怎样、华南怎样。

两者最大的区别在于,读第一句话的时候就知道了结论。第二种的话如果我想知道原因可以继续往下看,没时间的话就看这一句就够了;或者我只细细看影响较大的,剩下的随意带过。第一种方式你要自己看到尾得出结论。

  1. 逻辑关系的梳理。

再强调下,为什么很多时候写的英文报告,外籍老板、同事觉得看不懂,不理解,还是逻辑关系没梳理清楚。

要先给出一个确定的结论,如果补充和前方结论相反的信息,最好列出逻辑关系。

还是上面的例子:

外籍老板同事看了略懵逼的句式:上周生意降了,华北降了,华中升了。

外籍老板同事看了觉得清楚的句式:上周生意降了,华北降了很多,加上它占比大,所以即使华中升了一点点也无济于事。

英语的句子其实很强调内在的逻辑关系,第一种没有表明,隐藏了一种拐了个弯才能想到的条件,就是华北降幅多于华中涨幅。第二种很清楚,因为看到了让步关系,即使…也不行。

上述这个例子看上去很好懂,是因为我简化成了两句话,但实际案例中,分别是好多段,不要说外籍老板同事,我看的时候都产生了疑问。

这种很好改,在用英文写的时候把这些逻辑关系表明清楚就好了。

还有一个例子:

国内同事看了都黑人问号脸的句式:上周生意降了,华北降了和华东降了因为blabla。

简单但不会有歧义的句式:上周生意降了,华北降了因为blabla;华东降了因为blabla

第一种合并了华北和华东,想象一下英文and和逗号用法不同会影响语义,这句话就会有许多种解读:华北和华东下降的原因是一样的?还是你只解释了华东降了的原因,其实没写华北降的原因?

所以原因如果是多个,and和逗号在英文中也不能随意连接起来合并使用,不然也会造成歧义,和我们博大精深的汉语是一样的:过年回家,你妈逼你结婚了吗?

四,

还有一些写报告时候的细节要注意,比如:

数字部分格式统一,整数的话用三位数就隔开的分隔符,要保留小数点后几位的也都统一;

英语总结可以开启拼写检查;

表格的表头的首字母大小写统一;

报告引用多个表格,多个表格格式统一,数字字号统一;

字号格式、大小统一这些就不用说了……

最后总结一下,报告还是要好好写的,报告的重要性我也已经罗列了一大堆了。

我不觉得写各种总结报告应该夸大其词,但你也不愿意自己辛辛苦苦费尽心血做的事情,最后呈现出来的一张纸是打了折扣的,对吧?

愿大家写的报告和做的事情一样扎实漂亮。

来源:Stacy的职场成长指南

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