怎样和歪果同事优雅地开电话会?

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某次参加了一个别的部门同事组织的电话会,回来特意和团队成员嘱咐了一下怎样组织一个和外国同事的电话会。

为什么呢?因为这个会的过程中,我多次为组织者感到尴尬。

国内的同事作为组织方,邀请国内合作部门,以及其他国家同事参加某项工作的讨论,以前基本没有怎么打过交道。这是背景。

会议刚开始,由于还有一些领导没有到,默认等一两分钟。其他国家同事按时打进来电话,组织者橙子一言不发,不打招呼,也不解释为什么会议不按时开始。

会议正式开始后,橙子姑娘直接切入主题,开头几句背景介绍会议目的说得磕磕绊绊。

会议进行到一半,忽然信号似乎有问题,两边声音断断续续。橙子姑娘发愣,不知道该怎么办,还是她的老板提醒,要不用手机试试?

但橙子姑娘好像不知道怎么用手机拨电话会议,一堆人七嘴八舌给她建议,还是她老板反应快,用自己的手机拨了进去。

这个会如果是和自己人开其实也还好,会议实际上并不都是自己人,还有级别挺高的领导们。中间来回折腾了10来分钟,我看着都觉得尴尬。

所以就有了文章开头的那一幕,和团队成员交代怎样组织跨国电话会。

二,

橙子组织的这场会议,其实可以做更多准备。为什么说一个简简单单的会议,都要花心思准备呢?

最现实的原因是,与会人员多,以及有级别较高的领导在。你如何组织会议、是否能够得体地组织主持会议、遇到临时突发情况如何应对,都被所有人看在眼里。

而电话会议的那头,如果你不知道打电话时候的一些习惯或者寒暄语,外国同事知道的可能以为你是内向或者语言不好,不知道的可能会以为你不够礼貌,就是rude。

毕竟大家只是同事,只能通过工作上的简单接触对你有个大致印象,给你打上一个这样或那样的标签。

说了这么多,在组织跨国的电话会议时,有什么样的一些事情我们可以提前准备呢?

三,会议开始前的准备工作

  1. 计算时差,发送邀请和议题

组织跨国会议,尤其是有多个国家同事参加的情况下,要计算好时差,Outlook就有一个功能可以方便切换时区。如果对某个国家同事时间略早或略晚,可以私下里问下方不方便。

要注意有不少国家有夏令时,每年大概3月和10月到了某一天时间会重新调一个小时,这点在outlook上约会议时间的话都能够自动对应,比较方便。如下图。

发送会议邀请时可以附带上会议要讨论的议题,或者如果有什么需要阅读的材料,可以发送让大家提前准备,这样会上能更高效。

  1. 了解参加会议同事的名字如何念

外国同事的名字各式各样,有的真的不知道该怎样念,作为组织者,可以提前查好,这样便于在会议上打招呼或者提问。

还有虽然是大家都知道名字在前姓在后,但不少小伙伴可能会见到一些加了标点或者大小写的情况,就不知道哪个是姓,哪个是名了。

用Stacy的名字林晅举个例子:

一般写法:Xuan Lin

逗号区分,逗号前是姓:Lin, Xuan

大小写区分,姓全大写:LIN Xuan

如果查了也不知道如何念的名字,可以在会议上大方问对方如何念对方的名字,对方也都会很热情地告诉你,不用自己纠结或者瞎猜,这样总比念错了要好。

  1. 熟悉工具,知晓应急情况应对方法

每个公司的电话会议系统都不相同,有的还整合了视频语音网络电话,很是复杂。

所以作为组织者,提前了解清楚怎样拨进电话会,遇到信号不好该怎么应对,这些能够帮助你在事情真正发生时冷静应对,不至于手忙脚乱。

多扯一句,一定要知道如何使用Mute(静音)功能,确保自己看清楚“已静音”的标识之后再发出动静。

自曝个反例,有天早上早起在家开电话会,一直以为按了静音键,但后来去洗手间前多看了一眼,才发现竟然没按下去!幸好之前没怎么发出声响。

四,会上的语言和沟通

  1. 开头少不了感谢和打招呼。

作为组织者,要按时拨进电话,在线上等着大家。有同事打进来,千万不要像开头举的例子那样,一言不发。一方面气氛略尴尬,一方面又有些失礼。

如果电话会议能够看到谁加入,简单打个招呼:Hey Stacy, thanks for joining the meeting!

如果只是听到有人加入的声音,可以问下谁刚加入了:Who has joined? 对方回答之后,再打个招呼。

打完招呼之后,可以和对方介绍下谁在线、谁不在线,是否还需要花时间等谁:We now have A, B, C, D on the line, and we are waiting for E.

等待的过程中可能会和旁边人说话需要mute,就可以和线上的同事ABCD说:I’m gonna mute for a while, we’ll start the meeting 3 minutes later.

人终于齐了,可以先感谢一下大家抽空参加会议,必要的话做个自我介绍,然后直接介绍这次会议的主题:This meeting is to…

  1. 中间组织大家有序发言。

会议可以按照之前拟定好的几个主题依次进行讨论,这里有一些场景我们可能需要用到一些常用句子。

作为主持人,你需要组织大家依次发言:Let’s get started with…

比如有的国家同事爱秀巴拉巴拉讲了一堆没有停下来的意思,但时间不太够了,这时候你可以直接打断对方:

Sorry to interrupt, these are all good ideas, but shall we focus on the main goal first?

That’s a good point, we can discuss about the details offline/after the meeting.

有的国家同事表述不清,可以适当确认对方的意思:

Are you saying that…? Is that what you mean?

What do you mean by…?

有时候信号不好或者你没听懂,需要请对方再讲一遍:

Sorry I didn’t catch you, could you repeat it?

电话会有的时候会出现大家同时发言的情况,这个时候可以很有风度地请对方先说:

Please go ahead.

  1. 结尾确认后续方案。

会议快结束时,可以简单做个总结收尾,回顾下刚才大家会上讨论的议题和达成的共识:

Nice call, we have reviewed/discussed

We’ve agreed…

会议之后还有一些后续工作,要发出会议纪要或者是再组织未来的例会:

The meeting minutes will be sent out after the meeting.

I’ll set up a weekly call, does every Monday work for you?

如果你是参会者,会议看起来要拖堂了,你还要赶下一个会,但这个会还有个问题要问或是确认,想插一句,可以说:

Sorry I’m running late for the next meeting, I just wanna ask a question /double confirm /make sure…5

以上就是一些实用技能和句型。

来源:Stacy的职场成长指南

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