GDPR新法规实施后 房东该如何保障房客的信息安全?

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大家好!5月25日本周五(也就是今天),我们的房联内部分享在《英中时报》出版发行的时候,有一条和所有人都密切相关的欧盟法规要生效。虽然英国已经在进行脱欧谈判,但目前还是欧盟成员,所以依旧要实施这部法律。即使彻底脱欧,至少在一定时间内,大部分法律还是会萧规曹随。那我们今天就来看看这部法律和我们的私人房东们有些什么关系。

这部法律叫做General Data Protection Regulation (GDPR)。在英国的朋友们应该对英国自己的本土法律Data Protection Act并不陌生,而这两部法律所涉及到的内容确实非常相似。既然是保护个人信息的法律,我们先来看看个人信息的定义是什么。

很多人首先想到的是电脑里的一个客户信息库。或者想得再高大上一点,就是现在的云端数据库。但实际上,这里覆盖的内容远远超过正经的系统化的数据库。我们记录在笔记本里的房客姓名、电话、邮件、生日、银行账号信息等等所有信息都在其管辖之列,甚至还包括一些电子方式储存下来的资料。比如房客的驾照、护照、扫描件等等。

如何保证个人信息资料的安全呢?那么就需要从有形、无形、有序这三个方面着手。

首先在有型的资料上,比如文件,就得有像样的带锁文件柜或保险箱来妥善安置。有形的数字资料,比如USB数据盘等也是需要用安全的方式进行存放。

其次是数字信息,比如我们刚才说到的房客数据库。这方面资料首先是要确保资料库有妥善的密码保护,包括使用密码来保护资料的储存设备,电脑和手机等。第二是要确保用于传输资料的途径是安全的,比如WIFI是否有密码保护。建议将家庭网络和工作网络分开。

第三是我们要确保储存资料的有序。房客有权要求在租约结束以后将他们的信息全部删除。倘若他们提出了这个要求,而房东完全不知道他们的信息被储存到了哪里,从而无法有效执行房客的要求,触犯了GDPR法律。

当然,即便有了严格的私人信息保护法令,从正常的业务角度来说,房东们也是需要掌握房客一定的私人信息。房东们很可能需要记下房客的手机号码,以便在有重要事件需要联络房客的时候,能够快速的与房客取得联系。如果房东需要房客的信息,用于其他与房客不直接相关的方面,那就必须要得到房客的首肯,让他们知道自己的信息被用于其他的方面。

比如,房东知道某位房客是个体育爱好者,喜欢晨跑和羽毛球,而他的另外一个朋友可能正好在组织跑步俱乐部。如果房东欲将房客的信息提供给这位朋友,即使是出于好心,也必须征得房客的明确同意,允许把他的联系方式提供给房东的朋友,并告知他他的信息只会用于这一件事情上。而倘若下次还有别的活动,比如有人想找人参加羽毛球比赛,还得另外征得房客的同意。这称之为房客的opt-in。

有些房东会请自己的配偶或者第三方合同工来帮助其管理和维护房产,那么同样,配偶和第三方也要遵守GDPR规定。甚至建议在与第三方签订合同的时候,要求对方明确写明所有活动将符合GDPR的规定。

这些法规听上去似乎又将给房东们带来一大堆麻烦。虽然确实是有一些额外工作要做,但对于大多数房东来说,这其实也是基本常识了。就比如说有人打着免费发放手机卡的旗号索要别人的地址,而他又不是这家手机的服务商,那第一个映入大家脑子里的问题就是怎么保证自己地址的安全。

(来源:英中时报 作者:奶爸聊房产)

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