腾邦:光忙着做生意,遭遇税务查账,到底有多大麻烦?

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《每日邮报》报道,2018年英国皇家税收与关税局曾调查了171名球员,一共追回了3.3亿英镑左右的的税款。轰动一时。

很多企业家往往只专注于自己的生意,对财会税务方面的专业事宜可能了解不多。尤其是对于生意往来的记录和账目,可能会疏于管理,有时甚至是疲于应付。于是,当税务机关到场查账的时候,就遇到了非常麻烦的情况,最终影响了自己生意的运作和发展。

错误认知

大家忙着做生意的时候,可能会有以下几点错误的认识:

错误意识一,我在不起眼的地方经营小本生意,税务局不会关注。

错误意识二,我的生意都是走现金买卖的,没有必要记那么详细的帐。

错误意识三,我的生意小票都丢了,税务局拿我没办法。

B师傅今年六月份刚刚收到税务局的警告信,要求其提供所有生意的记录。由于平时业务太忙,他没有注意保管好自己的财务记录,现在遭到税局查处,一下就遇到了很大的麻烦,事情到紧急关头才想起找会计为其处理税务调查的问题!

接下来,我们也就这个最近发生的真实案例,来为大家讲解一下生意财务记录保存的重要性以及方式方法:

在伦敦城外一个比较偏远的地方,B师傅以自雇工的形式经营了一家中国餐馆。生意平平稳稳地经营了几年之后,今年年初突然有税务局的官员到访,当场要求他提供经营餐馆的文件和过去五年里每个月的销售记录。由于 B师傅当下不能够及时提供所要求的信息,不久之后就毫无意外地收到税务局的警告信!

这封警告信明确提出,依照相关法规,B师傅必须上交一份详尽的关于个人和生意信息的调查问卷,同时还要提供过去五年的银行账单以及购货和销售记录!

如果在规定时间内,税务局没有收到所要求的文件,或是 B师傅故意隐瞒或销毁数据,他将面临£300 的罚款。如果 B师傅还没有采取相关行动,这笔罚款将以每天£60 的金额递增!同时,税务局也进一步指出,如果 B师傅不小心或故意提供不准确的信息,或是编造含有不准确信息的文件,税务局有权针对每一项不准确的内容逐一查处£3000 的罚款!

法定财务记录清单

依照英国法律规定,任何公司无论是否进行交易,必须保存好相关的财务记录,包括:

公司所有款项进出;

公司的资产,债务记录。

如果涉及货物还要包括:

需要在每个财年结束时提供货物盘点清单;

货物进货渠道,销售给谁(零售除外);

购物购入、销售详细单据。

其他制作财务报表所需信息也需要保存,如:

公司所有花费,如购入收据,零用金账本,订单、快递单等;

公司的所有入账;

其他相关文件,如银行账单、商业信函等。

所有财务记录必须保存在公司注册地址,或者懂事Director认为合适的地方。财务记录必须便于相关人员查阅。

在财务单据相关的财务年度结束后开始计算,公司的财务记录必须保存6年以上,稳妥起见我们通常可以按照7年来操作,一下情况需要保存更长时间:

业务涉及时间超过一个财务年度;

公司购买的物品使用时间超过6年,如设备、机器等;

延期提交公司财务年度报告;

税务局HMRC对公司进行税务清查。

四条指南

通过这一案例,相信您会意识到保存生意往来单据的重要性!所以在这里,以下几个常见问题就需要特别关注:

第一:我做生意都需要保存那些记录?

税务局明确规定,个体经营者要保持所有的生意收入和开支的记录,与此同时,作为自雇工的店主还要保持自己所有的个人收入记录!

1)所需要保存的记录如下:

2)所有销售收入的记录;

3)所有生意开支的记录

4)如果有 VAT 注册,有关 VAT 的所有记录也需要保存;

5)如果有雇佣员工,需要保存所有 PAYE 的记录;

6)店主自己的个人收入记录。

第二:那些凭据可以用来做记录?

具体用来做记录的凭据有以下几种常见的类型:

1)购物的收据;

2)银行账单;

3)支票及其票根;

4)生意开支的收据,比如保险,水电煤,租金等等

5)生意收入的流水账单记录

6)店主个人的所有收入的单据

第三:这些记录/单据要保存多久?

所有记录/单据都要保存至少 7 年的时间(如前文所述,法规要求 6 年以上)。即使是生意停止不做了,这些生意记录也要遵守这 7 年的保存期!比如说,您2013 年开店做生意的记录,要至少保存到 2020 年。即使您在 2015 年停业了,2013 年的记录也还要保存至少 7 年之久。

第四:如果数据丢失,被盗或是损坏了怎么办?

如果您没有办法恢复您的所有生意记录,您必须尽力提供一些数据!税务局要求您必须向其说明您的情况,如果您申报年税的时候使用的是以下这类记录:
1)估计值—当您不能够提供准确数据的时候,您必须提供自己最准确的预估的生意往来金额。
2)临时性的数据—在等待准确数据的时候,您需要提供自己临时的估计值(但是当准确数据准备好了以后,您还是需要上报准确的数据)记录/单据的保存不仅仅是为了计算生意税,或是有需要的时候提供给税务局的人审核;更重要的是,通过这些生意记录,可以对自己的经营状况有个清晰的认识,也为进一步发展业务提供有效的财务分析和发展策略。

(来源:英中时报)

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